Kanban-Board in OneNote erstellen – Schritt für Schritt

Ein Kanban-Board hilft, Aufgaben sichtbar zu machen, den Projektfortschritt zu überwachen und Engpässe frühzeitig zu erkennen. OneNote bringt zwar keine eigene Kanban-Funktion mit – aber mit ein paar Kniffen lässt sich ein visuelles Aufgaben-Board schnell nachbauen.

Was Sie in diesem Artikel erfahren:

• Anleitung: Schritt für Schritt zum Kanban-Board in OneNote.
• Flexible Methoden: Tabellen, Textfelder oder Formen für individuelle Workflows.
• Effizienz-Tipps: Farben, Tags, Emojis etc erhöhen Übersicht und Zusammenarbeit.
• Vorlagen: Fertige Templates sparen Zeit und sind sofort einsatzbereit.
• Ausblick: Neue Loop-Komponenten bringen bald interaktive Boards direkt in die App.

Mit wenigen Klicks zum Kanban-Board in OneNote

Erstellen Sie mit der folgenden Anleitung ganz einfach eine Kanban-Tafel in OneNote und passen Sie diese individuell an Ihre Anforderungen an.

Schritt 1: Eine neue Seite für das Board anlegen

Erstellen Sie in einem passenden Abschnitt Ihres Notizbuchs eine neue Seite, z. B. „Kanban – Projekt Alpha“ oder „Sprint 31 – Aufgabenübersicht“. Seiten lassen sich später beliebig duplizieren, archivieren oder für neue Sprints anpassen.

Schritt 2: Spaltenstruktur definieren

Wählen Sie einen der folgenden Ansätze – beide funktionieren gut:

Variante A: Tabelle einfügen (für strukturierte Boards)

• Gehen Sie auf „Einfügen > Tabelle“
• Wählen Sie z. B. 3–5 Spalten, je nach Workflow („To Do“, „In Bearbeitung“, „In Review“, „Warten“, „Erledigt“)
• Fügen Sie oben eine Titelzeile ein und benennen Sie jede Spalte

Variante B: Manuell mit Überschriften & Textfeldern arbeiten

• Nutzen Sie Textfelder oder Zwischenüberschriften (z. B. H2 oder H3) für die Spaltentitel
• Aufgaben werden dann darunter als einzelne Absätze oder Checkboxen notiert
• Vorteil: mehr gestalterische Freiheit und kein Tabellen-Limit bei der Formatierung

Tipp: Wer visuell denkt, kann statt Tabellen auch farbige Formen (Einfügen > Formen) für die Spalten nutzen – z. B. breite Rechtecke mit Spaltentiteln und darin platzierte Aufgaben als Notizen oder Sticky Notes.

Schritt 3: Aufgaben als Einträge erfassen

Jede Aufgabe wird als einzelnes Element angelegt – entweder:

• als Absatz mit Checkbox (für schnelles Abhaken)
• als eigene Tabellenzelle (mehr Platz, strukturierter)
• oder als freies Textfeld (bei grafischeren Boards mit Formen)

Ergänzen Sie idealerweise:

• kurze Beschreibung
• ggf. Datum oder Deadline
• Priorität (z. B. per Symbol oder farbiger Markierung)
• Zuständigkeit (z. B. Kürzel oder Name in Klammern)

Optional: Wer mit Outlook arbeitet, kann Aufgaben auch direkt mit OneNote verknüpfen – z. B. über „Outlook-Aufgabe“ (in der Desktop-Version). So erscheinen wichtige To-dos nicht nur im Kanban-Board, sondern zusätzlich in Outlook mit Erinnerungsfunktion.

Extra-Tipp: Mit Emojis 📌⏳🔥✅ können Sie Aufgaben visuell kennzeichnen – viele Nutzer empfinden das als intuitiver als reine Text-Tags.

Schritt 4: Visuelles Feintuning für bessere Übersicht

Ein gutes Kanban lebt von der Übersichtlichkeit – nutzen Sie diese Features:

• Farben: Hintergrundfarben für Tabellenzellen oder Textfelder (z. B. Rot = kritisch, Grün = bereit)
• Tags: (unter Start > Tags) zur Markierung von Aufgabenstatus oder Wichtigkeit
• Formatierung: fette Überschriften, Abstände, Trennlinien oder Icons helfen, Aufgaben optisch zu gliedern

Tipp: Legen Sie sich eine Mini-Legende am Seitenrand an (z. B. welche Farben oder Tags was bedeuten) – gerade im Team nützlich.

Schritt 5: Aufgaben verschieben und Board aktualisieren

Ändert sich der Status einer Aufgabe, verschieben Sie sie ganz einfach:

• bei Tabellen: Aufgabe in eine andere Zelle kopieren oder ziehen
• bei Textfeldern/Formen: per Drag & Drop neu anordnen
• bei Absätzen: ausschneiden & an anderer Stelle einfügen

Tipp für Teamarbeit: Erstellen Sie für jeden Sprint oder jede Woche eine neue Seite. Alte Seiten lassen sich archivieren, um den Fortschritt später nachzuvollziehen.

💡 Extra-Tipp: Swimlanes mit Abschnitten

Wenn Sie Aufgaben z. B. nach Person, Team oder Projektphase gliedern möchten, können Sie eine zusätzliche Struktur einziehen:

• Reihen statt nur Spalten: Legen Sie z. B. für jede Person eine eigene Zeile (Swimlane) an
• in Kombination mit Spalten („To Do“, „In Bearbeitung“ usw.) entsteht so eine Matrix – ideal für Team-Boards

Mit der Kanban-Vorlage in OneNote Zeit sparen!

Nicht jeder möchte sein Kanban-Board komplett von Grund auf gestalten – und das muss auch nicht sein. Im Netz finden sich zahlreiche kostenlose Vorlagen, die den Einstieg erleichtern. Doch viele davon liegen nur als PDF oder Bilddatei (z. B. JPG, PNG) vor – sie sehen zwar nett aus, lassen sich in OneNote aber nicht sinnvoll bearbeiten. Wer hier Aufgaben per Drag & Drop verschieben oder Inhalte direkt eintragen will, stößt schnell an Grenzen.

Deutlich besser geeignet ist eine speziell für OneNote optimierte Kanban-Vorlage im .onepkg-Format. Diese lässt sich direkt als vollständiges Notizbuch importieren und ist vollständig editierbar: Spalten können angepasst, Aufgaben verschoben, neue Karten eingefügt und bestehende Inhalte schnell umstrukturiert werden – alles innerhalb von OneNote.

Im Roll-out: Microsoft Loop-Komponenten für Kanban in OneNote

Microsoft testet aktuell ein neues Feature, das OneNote um eine echte Kanban-Funktion erweitert – basierend auf sogenannten Loop-Komponenten. Diese Funktion wird seit Juni 2024 schrittweise ausgerollt und erlaubt es, interaktive Board-Elemente direkt in OneNote-Seiten einzufügen – ähnlich wie in Microsoft Planner oder Trello.

Dabei handelt es sich um sogenannte Loop Taskboards: Spalten wie „To Do“, „In Arbeit“ oder „Erledigt“ lassen sich individuell benennen und flexibel um Aufgaben ergänzen. Jede Aufgabe ist als eigene Karte darstellbar, inklusive Checkboxen, Zuständigkeiten, Fälligkeitsdatum und mehr. Inhalte lassen sich einfach per Drag & Drop verschieben – direkt in OneNote.

🔗 Microsoft beschreibt die Funktion hier im Detail

Die Boards basieren technisch auf Loop-Komponenten, die als eingebettete Mini-Apps zwischen verschiedenen Microsoft-365-Tools synchronisiert werden können. Das bedeutet: Änderungen am Taskboard in OneNote erscheinen auch in Microsoft Teams oder Outlook, sobald die Funktion dort ebenfalls aktiviert ist.

Derzeitige Verfügbarkeit (Stand Juli 2025):

• Roll-out läuft – Funktion bisher nur in der Webversion und der OneNote App für Windows 11
• Nicht in älteren Desktop-Versionen verfügbar
• Noch keine Aktivierung in allen Microsoft-365-Tenants

Die Einführung dieser Funktion könnte langfristig einen echten Gamechanger darstellen – denn damit wird OneNote um ein vollwertiges, interaktives Board erweitert, ohne auf Dritttools ausweichen zu müssen. Sobald der Roll-out abgeschlossen ist, dürfte sich die Nutzung von OneNote für agile Workflows nochmals deutlich verbessern.

Halten Sie Ihr Board aktuell

Wer Projektmanagement mit OneNote betreibt, für den ist auch die Kanban-Methode unverzichtbar. Sie hilft, Arbeitsprozesse zu visualisieren, Aufgabenflüsse zu steuern und Engpässe frühzeitig zu erkennen – auch in OneNote lässt sich dieses Prinzip effektiv umsetzen. Mit wenigen Handgriffen entsteht ein übersichtliches Aufgaben-Board, das Fortschritt sichtbar macht und Zusammenarbeit fördert.

Wichtig: Damit das Board mehr als Deko ist, braucht es regelmäßige Pflege und klare Regeln: Aufgaben sollten konkret formuliert, Zuständigkeiten sichtbar, Deadlines markiert und überfällige Einträge deutlich hervorgehoben sein. Nur dann wird aus dem Board ein funktionierendes Steuerungstool statt einer bloßen Aufgabenliste. Da OneNote kaum Möglichkeiten zur Automatisierung bietet, ist also Ihr Einsatz gefragt!