Durch die Synchronisation lassen sich Ihre Notizbücher geräte- und ortsunabhängig bearbeiten. Wenn die Dateien nicht korrekt synchronisiert werden, sind aber individuelle Maßnahmen erforderlich.
OneNote synchronisiert nicht? Das können Sie jetzt tun
Verschiedenste Probleme können die gewünschte OneNote Synchronisierung verhindern. Abhängig von der Fehlerquelle kommen deshalb unterschiedliche Lösungswege infrage. Mit den folgenden Kontrollen und Einstellungen schaffen Sie schnell die Voraussetzungen für eine reibungslose Synchronisation.
1) Die automatische Synchronisierung überprüfen
Die Basis für die geräteübergreifende Synchronisierung ist die Aktivierung des entsprechenden Features. Um diese Einstellung zu kontrollieren, öffnen Sie zunächst OneNote und navigieren oben in der Menüleiste zu „Datei“. Hier wählen Sie unten links „Optionen“ und anschließend im sich öffnenden Fenster „Synchronisieren“ aus.
Prüfen Sie jetzt, ob die Option „Notizbücher automatisch synchronisieren“ aktiviert ist. Falls das Feature deaktiviert ist, setzen Sie das zugehörige Häkchen und bestätigen Sie die Anpassung über die Schaltfläche „OK“.
OneNote synchronisiert nicht mit einem iPad? In einigen Versionen von OneNote wie zum Beispiel den Apps für iOS ist die automatische Synchronisation immer aktiv und lässt sich auch nicht deaktivieren. Demzufolge können Sie sich die Kontrolle dieser Fehlerquelle bei der Nutzung eines iPads sparen.
2) OneNote synchronisiert nicht – bin ich offline?
Ein naheliegendes, aber oft übersehenes Hindernis für die OneNote Synchronisation ist die Internetverbindung. So ist eine störungsfreie Verbindung zum Internet die technische Grundvoraussetzung für die Aktualisierung der Notizen. Allerdings lässt sich OneNote auch ohne Internetverbindung öffnen und nutzen. Aus diesem Grund ist die Verwunderung groß, wenn nur veraltete Dateien angezeigt werden.
Kontrollieren Sie deshalb im ersten Schritt, ob wirklich eine aktive Internetverbindung hergestellt ist. Bei einer fehlerhaften WLAN-Verbindung empfiehlt sich ein Neustart des zugehörigen Routers. Sie surfen per LAN-Verbindung? Dann kontrollieren Sie, ob das Kabel sowohl am Router als auch an Ihrem Desktop-PC oder Notebook korrekt angeschlossen ist.
3) Technische Störungen der Cloud ausschließen
Eine externe Fehlerquelle für das Synchronisieren in OneNote kann die Performance von OneDrive sein. Über diesen Cloud-Service von Microsoft wird die Synchronisation der Notizen durchgeführt. Falls die Plattform technische Störungen hat, können deshalb ausbleibende Aktualisierungen die Folge sein. Nutzen Sie zur Überprüfung einfach folgenden Link: https://admin.microsoft.com/servicestatus.
In der Liste auf der linke Seite finden Sie hier aktuelle Statusmeldungen zu den Services von Microsoft. Wenn neben dem Eintrag „OneDrive“ ein grüner Haken zu sehen ist, können Sie technische Probleme der Cloud als Fehlerquelle ausschließen. Wird hingegen eine Störung von OneDrive angezeigt, sind Sie auf die Fehlerbehebung von Microsoft angewiesen. Sobald der Status wieder grün gekennzeichnet ist, wird auch die OneNote Synchronisation wieder funktionieren.
4) OneNote auf den neuesten Stand bringen
Ein weiterer Lösungsansatz für eine ausbleibende Synchronisation kann die Aktualisierung von OneNote sein. Immer wieder erscheinen neue Updates, mit denen Fehler innerhalb der Software behoben werden. Unter Umständen sind auch Probleme mit der Synchronisation auf solche Bugs zurückzuführen.
Um die aktuellste Version von OneNote zu nutzen, navigieren Sie zunächst in der Menüleiste oben zu „Datei“ und wählen anschließend in der Leiste unten links „Konto“ aus. Auf der rechten Seite finden Sie jetzt über die Schaltfläche „Updateoptionen“ die Auswahl „Jetzt aktualisieren“. Als Ergebnis werden neue Updates automatisch gesucht, heruntergeladen und installiert. Kontrollieren Sie danach, ob die Updates das Problem mit der OneNote Synchronisation behoben haben.
5) Nicht synchronisierte Notizbücher neu öffnen
Falls die vorherigen Maßnahmen nicht für Abhilfe gesorgt haben, empfiehlt sich ein erneutes Laden des Notizbuchs. Öffnen Sie dafür in OneNote die Übersicht Ihrer Notizbücher und führen Sie einen Rechtsklick auf der zugehörigen Datei aus. Klicken Sie jetzt auf die Option „Notizbuch schließen“, sodass die Datei aus der Auflistung verschwindet. Im nächsten Schritt navigieren Sie über den Reiter „Weitere Notizbücher“ wieder zu der geschlossenen Datei und öffnen das Notizbuch neu.
Durch diese Methode lässt sich eine Synchronisierung erzwingen und sämtliche Änderungen werden auf allen Geräten angezeigt.
6) Die Speicherkapazität im Auge behalten
Zu wenig Speicherplatz kann ein weiteres Problem für die korrekte Synchronisierung sein. Speziell Notizbücher mit zahlreichen Inhalten wie hochauflösenden Bildern können viel Speicherkapazität beanspruchen. Sind nicht mehr genügend Speicherressourcen vorhanden, kann es zu einer fehlerhaften oder vollständig ausbleibenden Synchronisation kommen.
Um die Speicherproblematik zu beheben, können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen. So bietet OneNote zum Beispiel ein integriertes Feature, um den Speicherbedarf zu reduzieren. Navigieren Sie dafür über „Datei“ zum Unterpunkt „Optionen“. Anschließend wählen Sie in der linken Leiste „Speichern und Sichern“ aus und klicken hier auf die Schaltfläche „Alle Dateien jetzt optimieren“. Als Resultat wird die Speichergröße der Bilder und anderer Elemente automatisch minimiert.
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7) Backups begrenzen
Eine zusätzliche Möglichkeit zur Einsparung von Speicherplatz ist die Begrenzung der Backups. Navigieren Sie dafür wieder über „Datei“ und „Optionen“ zu „Speichern und Sichern“. Jetzt können Sie neben dem Eintrag „Anzahl der beizubehalten Sicherungskopien:“ die gespeicherten Backups limitieren. Wenn Sie zum Beispiel den Wert „2“ auswählen, begrenzen Sie den Speicherbedarf und haben trotzdem eine zusätzliche Kopie für den Notfall.
Darüber hinaus lässt sich durch das Löschen alter Backups noch mehr Speicherplatz freigeben. Verwenden Sie dafür einfach die Tastenkombination „Windows-Taste + R“. In das sich öffnende Fenster geben Sie den Pfad „%localappdata%\Microsoft\OneNote\“ ein und klicken auf „OK“. Als Ergebnis wird der OneNote-Ordner geöffnet, in dem Sie jetzt den Ordner mit der zugehörigen Versionsnummer („16.0“ o.Ä.) öffnen. Hier können Sie unter „Sicherung“ alle gespeicherten Backups finden und bei Bedarf direkt löschen.
8) Die gemeinsame Bearbeitung als Problem für die Synchronisation
Sie arbeiten gleichzeitig mit Arbeitskollegen oder Freunden an einem Notizbuch? Diese Situation führt häufig zu Konflikten bei der OneNote Synchronisierung. Das Programm erkennt die Problematik automatisch und zeigt Ihnen eine gelb gekennzeichnete Warnmeldung an.
Um Datenverlust zu vermeiden, legt OneNote eine Kopie des zugehörigen Abschnitts an. Der entsprechende Abschnitt mit der gelben Kennzeichnung kann nach der Bearbeitung in die Originaldatei eingefügt werden. Markieren Sie für dieses Vorhaben einfach die zugehörigen Inhalte und nutzen Sie die Tastenkombination „Strg + C“ zum Kopieren. Anschließend öffnen Sie die Originaldatei und fügen die Passage mit der Kombination „Strg + V“ an einer beliebigen Stelle ein.
Die von OneNote angelegte temporäre Seite können Sie danach bedenkenlos löschen. Grundsätzlich ist bei der gemeinsamen Arbeit mit OneNote aber eine individuelle Absprache ratsam. So lassen sich Synchronisationsprobleme aufgrund der parallelen Bearbeitung verhindern.
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9) Manuelles Synchronisieren in OneNote
Falls die automatische Synchronisation nicht funktioniert, empfiehlt sich die manuelle Variante. Navigieren Sie dafür über „Datei“ zur Schaltfläche „Synchronisierungsstatus anzeigen“. In der sich öffnenden Übersicht werden alle Notizbücher angezeigt und mithilfe der Schaltfläche „Jetzt synchronisieren“ können Sie sämtliche Änderungen übertragen.