OneNote eignet sich nicht nur für klassische Notizen, sondern auch für die Anfertigung von Protokollen. Aber wie lässt sich die Software konkret für Meetings nutzen und was gilt es bei der Umsetzung in der Praxis zu beachten? Entdecken Sie die zugehörigen Features und die praktischen Verknüpfungsmöglichkeiten mit Outlook.
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Besprechungsprotokolle mit OneNote erstellen: Darum sollten Sie es tun
Mithilfe von Besprechungsprotokollen werden die wichtigsten Entscheidungen und Eckdaten eines Meetings festgehalten. In vielen Unternehmen ist die Erstellung dieser Dokumente unverzichtbar und gehört zu den alltäglichen Pflichtaufgaben. Mit OneNote können Sie dabei von zahlreichen Vorteilen profitieren und die Nutzung von Besprechungsprotokollen optimieren. Im Gegensatz zu handschriftlichen Notizen nimmt die digitale Variante weniger Zeit in Anspruch und punktet mit einem Höchstmaß an Flexibilität.
Die Struktur von OneNote-Notizbüchern ist besonders geeignet, wenn Sie häufig und viel Protokollieren. Durch das Anlegen von Seiten und Abschnitten behalten Sie stets den Überblick und können auch auf ältere Protokolle schnell zugreifen.
Die folgenden Schritte skizzieren die Verwendung von OneNote für Besprechungsprotokolle.
So legen Sie die Basis für professionelle Protokolle in OneNote
Die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung von digitalen Besprechungsprotokollen ist eine zielführende Organisation. Zu diesem Zweck sollten Sie in OneNote zuerst ein gemeinsames Notizbuch für die beteiligten Mitarbeiter erstellen.
Öffnen Sie dazu OneNote, navigieren Sie über „Datei“ zum Button „Neu“ und tippen Sie einen passenden Namen wie zum Beispiel „Meetings Arbeitsgruppe B“ ein.
Als Speicherort für Ihr Notizbuch mit den Protokollen empfiehlt sich OneDrive, um die Dokumente ortsunabhängig und geräteübergreifend zur Verfügung zu stellen. Diesen können Sie auswählen über Datei > Neu > OneDrive.
Im sich automatisch öffnenden Fenster tippen Sie nun auf die Schaltfläche „Personen einladen“. Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Teammitglieder ein, die Zugang zu den abgelegten Protokollen erhalten sollen. Als Ergänzung lässt sich eine kurze Nachricht formulieren, sodass Ihre Mitarbeiter den gesendeten Link zuordnen können.
Sinnvolle Strukturierung und Verknüpfung mit Outlook
Im neu erstellten Notizbuch sollten Sie einen eigenen Abschnitt für die Besprechungsprotokolle anlegen. Als Resultat lassen sich sämtliche Protokolle in Form von einzelnen Seiten übersichtlich abspeichern und verwalten. Sobald ein neues Meeting ansteht, öffnen Sie einfach eine neue Seite in OneNote und geben das jeweilige Datum als Titel ein.
Alternativ können Sie auch das praktische Zusammenspiel zwischen OneNote und Outlook nutzen. Navigieren Sie dazu in Ihrem Outlook-Kalender zum Reiter „Besprechung“, wählen Sie den zugehörigen Termin aus und klicken jetzt oben in der Menüleiste auf „An OneNote senden“. Anschließend tippen Sie auf die Option „Notizen für die Besprechung freigeben“ und wählen das zuvor angelegte Notizbuch mit dem zugehörigen Abschnitt aus.
Als Ergebnis werden alle Informationen aus Outlook auf eine neue Seite in OneNote übertragen. Dazu zählen unter anderem die in Outlook vermerkten Angaben zum Ort und Zeitpunkt des Meetings sowie die Namen der Teilnehmer. Darüber hinaus wird durch den Übertrag automatisch ein Link im Outlook-Kalender zum OneNote-Notizbuch integriert.
Ein Besprechungsprotokoll in OneNote individuell ausfüllen
Abhängig vom jeweiligen Meeting und den entsprechenden Inhalten können Sie Ihr OneNote-Besprechungsprotokoll variabel ausfüllen. Sie können zum Beispiel aus der Besprechung resultierende Arbeitsaufgaben digital erfassen und direkt einzelnen Mitarbeitern zuteilen.
Markieren Sie dafür die in OneNote notierte Aufgabe, navigieren Sie oben in der Menüleiste zu „Outlook-Aufgaben“ und tippen Sie auf „Benutzerdefiniert…“. Geben Sie hier die wichtigsten Details zur Umsetzung ein und adressieren Sie die Aufgabe an einen oder mehrere Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen. Durch die ergänzende Festlegung eines konkreten Abgabetermins ermöglichen Sie ein zielgerichtetes Zeitmanagement, was für die fristgerechte Umsetzung entscheidend ist.
Des Weiteren können Sie im Protokoll alle relevanten Informationen und Entscheidungen des Meetings zusammenfassen. Nutzen Sie hierfür zum Beispiel eine simple Aufzählung, um Notizen wie „In KW 24 erfolgt die Wartung der Hardware. Genauer Termin wird noch kommuniziert.“ einzupflegen. Auch die Bekanntmachung von personellen Veränderungen wie „Christian Peters verstärkt ab dem 01.08. die IT-Abteilung.“ lassen sich in einem OneNote-Protokoll festhalten.
Das Protokoll zu einem gemeinschaftlichen Arbeitspapier machen
Sie möchten Ihre Mitarbeiter besser in zukünftige Meetings und die zugehörigen Beschlüsse einbeziehen? Dann verbinden Sie Ihr Notebook oder Tablet mit einem Beamer, sodass alle Teilnehmer das Protokoll live einsehen können. Durch dieses Vorgehen können Änderungsvorschläge und sinnvolle Ergänzungen sofort während des Meetings aufgenommen werden. Zudem fördert die gemeinsame Ausarbeitung des Besprechungsprotokolls das Teamgefühl und stärkt die Verbindlichkeit der getroffenen Entscheidungen.
Weil alle Beteiligten das Protokoll in Echtzeit im Blick haben, wird das Risiko für Unklarheiten und Missverständnisse minimiert. So sparen Sie sich zeitintensive Nachbesprechungen, was die umfassenden Vorteile der digitalen Protokollierung unterstreicht.
Outlook und OneNote harmonieren perfekt
Sobald Ihre Mitarbeiter die ihnen zugeteilten Aufgaben aus dem Protokoll angenommen haben, werden die Informationen automatisch in ihre individuelle Outlook-Aufgabenliste übertragen. Als Betreff der Aufgabe übernimmt die Software den zugehörigen Eintrag aus dem OneNote-Besprechungsprotokoll. Falls die Aufgabe in Outlook als erledigt markiert wird, erfolgt eine automatische Aktualisierung vom Bearbeitungsstatus in OneNote.
Visualisiert wird die Fertigstellung im OneNote-Protokoll durch ein grünes Häkchen, das anstelle des Fähnchens vor der Aufgabe erscheint. Diese Symbiose der beiden Programme ermöglicht einen verbesserten Workflow und einen schnellen Überblick über alle aktuellen Aufgaben im Unternehmen.
Den Arbeitsfortschritt bequem und übersichtlich verfolgen
Bei der Angabe des Fälligkeitsdatums empfiehlt sich die Auswahl des kommenden Meetings. So können versäumte Abgaben direkt im Rahmen der nächsten Besprechung thematisiert und neu delegiert werden. Zudem sparen Sie sich den Aufwand für zusätzliche Nachfragen, wenn das Fälligkeitsdatum zwischen zwei Meetings liegt.
Sie möchten trotzdem zwischendurch überprüfen, welche Aufgaben aktuell noch offen sind? Dann öffnen Sie OneNote und navigieren Sie oben in der Menüleiste zum Eintrag „Kategorien suchen“. Im sich öffnenden Fenster aktivieren Sie anschließend die Option „Nur unerledigte Notizen anzeigen“. Jetzt zeigt Ihnen die Software eine kompakte Liste aller noch nicht fertiggestellten Aufgaben an. Wenn Sie mehr Details und eine umfassendere Übersicht wünschen, klicken Sie einfach auf den Button „Zusammenfassungsseite erstellen“.
Meeting-Protokolle in OneNote als Booster für Ihre Produktivität
Durch ein Besprechungsprotokoll in OneNote schaffen Sie die idealen Voraussetzungen für produktive Meetings. Mit der digitalen Protokollierung gehören unübersichtliche Aufzeichnungen und unklare Aufgabenverteilungen der Vergangenheit an.
In Ihrem Betrieb arbeiten noch nicht alle Mitarbeiter mit der Aufgabenfunktion von Outlook? Dann könnten Sie die Vorteile dieses Features und der Verknüpfung mit OneNote in einem kurzen Vortrag vorstellen. Auf diesem Weg können Sie Ihr Team für die Vorzüge der digitalen Protokollierung und die daraus resultierenden Mehrwerte für den Arbeitskomfort begeistern.
Dank der intuitiven Funktionsweise lassen sich die beschriebenen Abläufe in der Regel ohne lange Umstellung in den Arbeitsalltag integrieren. Insgesamt gesehen sparen Sie sich durch den Wechsel vom haptischen Protokoll zu den digitalen Notizen in OneNote viel Zeit und Nerven. Der Verwaltungsaufwand der aktuellen Aufgaben wird nachhaltig minimiert und Sie können sich vollumfänglich auf das Kerngeschäft fokussieren.
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