OneNote Vorlage erstellen

OneNote Vorlage erstellen, nutzen & speichern – so geht`s

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OneNote-Vorlagen sind der schnellste Weg zu mehr Struktur in Ihren digitalen Notizen. Statt jede Seite neu zu formatieren, erstellen oder verwenden Sie ein fertiges Layout – und sparen so bei jedem neuen Eintrag wertvolle Zeit.

In dieser Anleitung erfahren Sie:

Top OneNote Vorlagen entdecken

OneNote Vorlage erstellen in 3 Schritten

Öffnen Sie OneNote für Windows und gestalten Sie eine Seite nach Ihren Vorstellungen und füllen Sie sie ggf. mit Inhalten, sofern Sie diese immer wieder verwenden möchten. Dann legen Sie diese Seite als Vorlage fest:

  1. Klicken Sie im Reiter „Einfügen“ auf den Button „Seitenvorlagen“.
    Seitenvorlage Button
  2. Wählen Sie unten rechts den Befehl „Aktuelle Seite als Vorlage speichern“.
    Seite als Vorlage speichern
  3. Es öffnet sich ein Fenster – geben Sie hier den Namen für Ihre Vorlage ein und klicken Sie auf „Speichern“.
    Speichern-Befehl

Nun können Sie die Vorlage jederzeit einfügen. Gehen Sie dazu einfach über „Einfügen“ > „Seitenvorlagen“ und wählen Sie unter „Meine Vorlagen“ Ihr Layout unter dem von Ihnen in Schritt 3 ausgewählten Namen.

Eine Standardvorlage festlegen

Sie möchten, dass jede neue Seite in einem Abschnitt automatisch mit Ihrem Template startet?

So legen Sie eine Standardvorlage fest:

  • Beim Speichern einer Vorlage den Haken setzen bei „Als Standard für diesen Abschnitt verwenden“
  • Oder: Einfügen → Seitenvorlagen → Immer eine bestimmte Vorlage verwenden auswählen
  • Oder: Per Rechtsklick auf die Vorlage in der Liste → Als Standard für diesen Abschnitt festlegen
Eine Vorlage von OneNote als Standard festlegen

➡ Gilt nur für den aktuellen Abschnitt, nicht für das gesamte Notizbuch.

Bestehende Vorlagen in OneNote finden

OneNote bringt von Haus aus viele fertige Vorlagen mit. So rufen Sie sie auf:

  1. Menü Einfügen → Seitenvorlagen
  2. Rechts erscheinen Kategorien wie:
    • Studium (z. B. Vorlesungsnotizen)
    • Business (z. B. Sitzungsprotokoll, Projektübersicht)
    • Aufgabenlisten / To-Do-Listen
    • Dekorativ (verschiedene Hintergrund-Designs)
Standardvorlagen Auswahl in OneNote

Ein Klick auf eine Vorlage erstellt sofort eine neue Seite, mit der Sie dann in OneNote arbeiten können.

(Kostenlose) OneNote Vorlagen downloaden

Neben den integrierten Vorlagen gibt es zahlreiche Quellen im Netz. Hier können Sie fertige Templates einfach herunterladen:

OneNote Vorlagen herunterladen
Online Vorlagen zum Herunterladen

Ob Projektplan, Kalender oder Bullet Journal: Mit der passenden Vorlage bleibt Ihr Notizbuch übersichtlich, einheitlich und effizient.

OneNote Formatvorlagen erstellen und nutzen

Mit Hilfe von Formatvorlagen lassen sich Textabschnitte in OneNote einheitlich strukturieren. Leider gibt es hier keine Textformatvorlagen, wie Sie sie vielleicht von Microsoft Word kennen. Wenigstens gibt es aber die Funktion „Format übertragen“, mit der Sie eine selbst erstellte Formatvorlage auf andere Textabschnitte in den Seiten übertragen können.

Im ersten Schritt markieren Sie den Text, dessen Formatierung Sie nutzen möchten. Anschließend klicken Sie oben im Menü auf „Start“ und wählen die Option „Format übertragen“.

Formatvorlage in OneNote gibt es leider nicht

Jetzt markieren Sie mit dem als Pinsel dargestellten Cursor den Textabschnitt, der formatiert werden soll. Als Ergebnis werden die gewünschten Formatvorgaben übernommen und die Textabschnitte einheitlich dargestellt.

OneNote Templates mit Team teilen – lokal oder über die Cloud

Gerade in Unternehmen oder Arbeitsgruppen ist es entscheidend, dass alle Beteiligten auf dieselben Vorlagen zugreifen können. Je nach OneNote-Version gibt es dafür jedoch unterschiedliche Wege: Manche Vorlagen liegen nur lokal auf dem Rechner und müssen manuell verteilt werden, andere werden automatisch in der Cloud gespeichert und stehen sofort allen Berechtigten zur Verfügung.

OneNote 2016 / OneNote für Windows (Desktop)

Benutzerdefinierte Vorlagen liegen im Notizbuch-Speicherort in der Datei
Meine Vorlagen.one (Pfad: C:\Benutzer\[Name]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates)

Wichtig: Diese Datei wird nicht automatisch synchronisiert – wer sie nutzen will, muss sie bekommen und im eigenen Templates-Ordner ablegen.

So teilen Sie ein Template manuell:

  1. Datei „Meine Vorlagen.one“ in einen OneDrive-Ordner verschieben
  2. Im Cloud-Ordner per Rechtsklick Freigeben
  3. Teammitglieder laden die Datei herunter und verschieben sie in ihren Templates-Ordner
  4. OneNote neu starten – das Template erscheint unter Meine Vorlagen

OneNote für Windows 10, Mac, Web & Mobile

Bei den Versionen für Windows 10, Mac, Web und Mobile (bspw. OneNote App für Android) gibt es keine separate Vorlagen-Datei – alle Inhalte werden automatisch in OneDrive oder SharePoint gespeichert.

Vorgehensweise zum Teilen im Team:

  1. Erstellen Sie eine neue „Vorlagen-Seite“ direkt in einem freigegebenen Abschnitt oder Notizbuch
  2. Alle Berechtigten können die Seite aufrufen und als Kopie einfügen
  3. Änderungen sind in Echtzeit sichtbar, wenn die Seite als „Mastervorlage“ im geteilten Notizbuch bleibt

Vorteil: Kein manueller Austausch nötig – perfekt für dynamische Teams oder abteilungsübergreifende Projekte.

Jetzt noch mehr aus OneNote-Vorlagen herausholen

OneNote-Templates sind nur der Anfang. Mit ein paar zusätzlichen Kniffen steigern Sie ihren Nutzen deutlich:

  • Tags einbauen – für schnelle Filterung und Verwaltung von Aufgaben
  • Automatisierte Workflows – Vorlagen mit Power Automate oder Zapier verbinden
  • Versionen pflegen – Änderungen dokumentieren und ältere Layouts bereithalten
  • Plattformübergreifend nutzen – Desktop, OneNote Online und Mobile parallel einsetzen
  • Archiv anlegen – Vorlagen nach Jahr oder Projekt sortieren

So wird OneNote von einem digitalen Notizbuch zu einer zentralen Arbeitsplattform für Ihr gesamtes Team.

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