PDF in OneNote öffnen und bearbeiten – so einfach geht`s

In OneNote können Sie ohne großen Aufwand PDFs importieren. Die zugehörigen Dokumente lassen sich in Notizbücher integrieren und flexibel bearbeiten. Entdecken Sie mit unserer Anleitung die verschiedenen Optionen für den Dateiimport und die anschließenden Nutzungsmöglichkeiten in OneNote.

Microsoft OneNote und das PDF-Format

Das Dateiformat PDF wurde vor mehreren Jahrzehnten von Adobe entwickelt. Mittlerweile hat sich dieses Format als Standard für digitale Dokumente etabliert und ist unverzichtbar für den elektronischen Schriftverkehr.

PDFs basieren auf einer Art PostScript-Grafik, wodurch die Dateien immer im Originallayout angezeigt werden. Diese Besonderheit erschwert allerdings die nachträgliche Bearbeitung der zugehörigen Dokumente. Wem das Einfügen von kurzen Kommentaren nicht ausreicht, benötigt zu diesem Zweck spezielle Konvertierungstools. Aber auch die entsprechenden Zusatzprogramme stellen keine optimalen Lösungen dar und gehen häufig mit Formatierungsfehlern sowie einem enormen Zeitaufwand einher.

PDFs in OneNote zu bearbeiten kann hier für bessere Ergebnisse sorgen und bringt mehrere Vorteile mit sich. Von der Textbearbeitung bis hin zu ergänzenden Notizen profitieren Sie von vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten im Arbeitsalltag.

In OneNote eine PDF einfügen – so gelingt Ihnen der Import

Sie möchten Dokumente im Dateiformat PDF in OneNote öffnen? Für das Importieren stehen Ihnen zwei unterschiedliche Optionen zur Auswahl.

PDF als Dateiausdruck in OneNote einfügen

Die einfachste Variante ist der direkte Dateiimport innerhalb von OneNote. Im ersten Schritt öffnen Sie die Notizbuchseite, auf der das PDF-Dokument integriert werden soll. Jetzt navigieren Sie oben in der Menüleiste über „Einfügen“ zu der Schaltfläche „Dateiausdruck“. Hier wählen Sie die entsprechende PDF-Datei aus und bestätigen Ihre Auswahl mit „Einfügen“. Anschließend wird das Dokument automatisch konvertiert und als Notiz in OneNote angezeigt. Abhängig von der Größe der jeweiligen PDF kann der Umwandlungsvorgang einige Zeit in Anspruch nehmen.

Ein Sonderfall ist der Import einer mehrseitigen PDF in OneNote. Um Formatierungsfehler zu verhindern, müssen Sie für diese Dateien eine Anpassung vornehmen: Navigieren Sie zunächst zu „Datei“ und wählen hier das Feld „Optionen“ aus. Im sich öffnende Fenster klicken Sie auf „Erweitert“ und deaktivieren unter „Ausdrucke“ die Option „Lange Ausdrucke auf mehreren Seiten einfügen“.

PDF an OneNote senden

Alternativ lassen sich PDFs auch aus externen Programmen wie PDF-Reader oder anderer Software in OneNote importieren. Öffnen Sie dafür einfach die PDF-Datei mit einer kompatiblen Software und starten Sie einen Druckvorgang. Bei den zur Verfügung stehenden Druckern wählen Sie jetzt aber nicht Ihre Hardware aus, sondern stellen OneNote als Empfänger bzw. Ziel ein. Über die abschließende Schaltfläche „Drucken“ bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Als Resultat wird OneNote automatisch gestartet und Sie können eine beliebige Position für das Dokument in Ihren Notizbüchern festlegen. Auf diesem Weg wird die PDF-Datei an der passenden Stelle integriert und Sie können mit den nächsten Arbeitsschritten beginnen.

In OneNote eine PDF bearbeiten

Sie wollen PDFs nicht nur als Notiz einfügen, sondern die Dokumente direkt in OneNote bearbeiten?

OneNote-PDF in Text umwandeln

Für dieses Vorhaben navigieren Sie zuerst auf die importierte PDF-Datei und führen einen Rechtsklick aus. Hier können Sie sich jetzt zwischen den Optionen „Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren“ und „Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren“ entscheiden. Unabhängig von Ihrer konkreten Auswahl wird der Ausdruck anschließend in die Zwischenablage kopiert.

Im nächsten Schritt wählen Sie nun mit dem Cursor die Stelle in Ihrem Notizbuch aus, wo der bearbeitbare Text erscheinen soll. Mit der Tastenkombination „STRG + V“ schließen Sie den Vorgang ab und das umgewandelte PDF-Dokument wird an der gewünschten Position integriert. Bevor Sie mit der geplanten Textbearbeitung starten, empfiehlt sich eine kurze Kontrolle. Achten Sie dabei besonders auf die Zeilenumbrüche und die Umlaute.

PDF drehen für OneNote – kleine Anpassung mit großer Wirkung

Manchmal kann es beim Import von PDFs zu einer fehlerhaften Ausrichtung kommen. Das Problem auf der Seite oder auf dem Kopf stehender Inhalte lässt sich aber mit einer kleinen Anpassung schnell lösen.

PDF drehen für OneNote

Bei entsprechenden Ausrichtungsfehlern empfiehlt sich grundsätzlich der Import der PDF-Datei aus einem externen Programm. Öffnen Sie die Datei einfach wie gewohnt mit Ihrem PDF-Reader, wählen Sie OneNote als „Ziel“ aus und achten Sie in der Menüleiste auf die Option „Ausrichtung“. Hier können Sie sowohl das klassische Hochformat als auch das Querformat festlegen.

Dank der Vorschaufunktion können Sie die Ausrichtung sofort überprüfen, bevor Sie Ihre Auswahl bestätigen. Zum Abschluss wählen Sie wieder die gewünschte Zielstelle in Ihrem Notizbuch aus, wo die PDF-Datei eingefügt werden soll.

Eingefügtes PDF mit Notizen ergänzen

Durch die Einbindung von PDFs in OneNote können Sie Ihren gesamten Workflow verbessern. Zusätzliche Notizen können dabei einen wertvollen Beitrag leisten und ermöglichen dynamische Bearbeitungsprozesse.

PDF in OneNote mit Notizen ergänzen

Navigieren Sie dazu in der Menüleiste oben zu „Zeichnen“ und wählen Sie die gewünschten Stifte aus. In Form von verschiedenen Farben und Formen können Sie die Notizen in den PDF-Dateien flexibel gestalten. Ein möglicher Einsatzbereich ist zum Beispiel die Markierung wichtiger Textstellen in auffälligen Farbtönen.

Mit passender Hardware wie Eingabestiften können Sie zudem handschriftliche Anmerkungen einfügen, was die vielfältigen Bearbeitungsmöglichkeiten von PDFs in OneNote unterstreicht.

Das Verrutschen von PDFs in OneNote verhindern

Bei der Bearbeitung von PDF-Dokumenten in OneNote kann es zu störenden Verschiebungen kommen. Durch eine unkomplizierte Anpassung gehört dieses Problem aber schnell der Vergangenheit an.

In OneNote das Verrutschen von PDFs verhindern

Führen Sie hierfür einen Rechtsklick auf dem importierten Dokument aus und aktivieren Sie die Option „Bild als Hintergrund festlegen“. Als Resultat wird die PDF-Datei fixiert und Markierungen, Skizzen sowie alle anderen Ergänzungen bleiben an der richtigen Position.

Sie arbeiten häufig in OneNote mit PDF-Dateien? Dann können Sie diese Option als Standard festlegen. Navigieren Sie dafür zuerst zu „Datei“ oben in der Menüleiste und anschließend zu „Optionen“. Hier wählen Sie „Erweitert“ aus und setzen ein Häkchen bei „Eingefügte Dateiausdrucke automatisch als Hintergrund festlegen“.