Ihr Unternehmen sammelt Unmengen nützliches Wissen an. Mit OneNote bringen Sie es in eine Form, von der alle Mitarbeiter profitieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Unternehmenswissen nachhaltig aufbereiten.
Vorteile einer OneNote-Wissensdatenbank
Die Vorzüge einer mit OneNote erstellten Wissensdatenbank auf einen Blick:
- aktuelle und gleiche Datensätze bei allen Teilnehmern durch automatische Synchronisierung
- Zugriffskontrolle durch Freigaben (bearbeiten / anzeigen)
- Große Palette möglicher Inhalte: Texte, Bilder, Audio, Video, Links, Tabellen, Freihand-Zeichnungen u.v.m.
- Kostenlos, durch Gratis-Download von OneNote
- zukunftssichere Plattform, ständige Weiterentwicklung
- gewohnte Arbeitsumgebung für Office-Anwender
- Mobile Nutzung auf Smartphone und Tablet möglich durch eigene Apps
- sehr gute Dokumentation (Online und Print)
In 5 Schritten zum OneNote-Wiki
OneNote von Microsoft ist eine exzellente Wahl für die Pflege einer Wissensdatenbank. Damit digitalisieren Sie das Unternehmenswissen und einen Teil des individuellen Wissens Ihrer Mitarbeiter. Mit diesen fünf Schritten erhalten Sie ein lebendiges und mächtiges Wissenstool für Ihr Team.
1) Notizbuch erstellen
Starten Sie „OneNote für Windows 10“ (Microsoft Appstore) oder die funktionsstärkere, kostenlose OneNote-Applikation aus dem Microsoft Office-Paket – letztere bringt die Export-Fähigkeit mit. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Account an. Erstellen Sie ein Notizbuch. Später können Sie dieses von hier aus mit Ihrem Team teilen per Lese- und Schreibzugriff.
2) Struktur und Kategorien planen
Diesen Schritt finden wir besonders wichtig. Denn eine schlecht strukturierte Wissensdatenbank mit ungewohnten Begriffen wird niemanden zur Nutzung ermuntern. Wir empfehlen ein Brainstorming zu Beginn und schlagen dafür einige Fragen vor.
Welchem Zweck soll die OneNote-Wissensdatenbank dienen?
Wissen ist vielfältig und vielschichtig. Jedes Thema kann ausufernd und detailreich dargelegt werden. Stellen Sie sich die Frage, wieviel Detail nützt. Überlegen Sie, welche Art von Dokumentation Ihnen und Ihren Mitarbeitern tatsächlich helfen wird.
Welche Themen sollen abgebildet werden, welche Themen nicht?
Allen Nutzern sollte von Beginn an klar sein, wie und wofür das neue OneNote-Wiki eingesetzt wird. Die daraus abgeleiteten Themen werden in die dreigliedrige Struktur gegossen, die aus Notizbüchern, Abschnitten und Seiten besteht.
3) Notizbuch, Abschnitte und Seiten erstellen
Sind diese Fragen geklärt, kann man damit loslegen, die Struktur aus Notizbuch, Abschnitten und Seiten zu erstellen. Hier ein Beispiel:
Notizbücher
Themen für einzelne Notizbücher könnte z.B. so aussehen:
- Onboarding für neue Mitarbeiter
- Personal / Wer macht was (auch: Überblick über Unternehmensprozesse und -strukturen)
- Vertrieb
- Team-Informationen (z.B. Homeoffice-Regelungen, Urlaubsplanung)
- Meetingprotokolle und -materialien
- Projektdokumentation
- Software im Unternehmen (z.B. welche Software für welche Prozesse verwendet wird)
- Außenrepräsentation (z.B. Vorgaben zur Corporate Identity und zum Umgang mit Kunden)
- und alles, was für Sie und Ihr Team relevant ist
Darüber hinaus könnten Mitarbeiter ihr Individualwissen hier zumindest teilweise hinterlegen. Oft liegt im individuellen Wissen ein Schatz, der beim Verlassen des Unternehmens mitgenommen wird. Sie könnten Ihr Team ermuntern, einige Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Checklisten und Best Practices festzuhalten. Für den einzelnen Mitarbeiter sind es tägliche und gewohnte Handgriffe – andere müssten diese erst erlernen. Im Krankheitsfall kennen andere Mitarbeiter detaillierte Abläufe und können einspringen.
Ihr unternehmenseigenes OneNote-Wiki kann dafür eine gute Grundlage sein!
Abschnitte
Wir empfehlen, jedem Notizbuch einen Basisabschnitt hinzuzufügen, wo grundlegende Information zum entsprechenden Thema abgelegt sind.
Beispiel Vertrieb: Wofür ist die Vertriebsabteilung in Ihrem Unternehmen verantwortlich? Was gehört zu Ihren Tagesaufgaben? Wer ist hauptverantwortlich und wer ist verantwortlich für die Pflege dieses Notizbuches? Diese Informationen helfen jedem Nutzer der OneNote-Wissensdatenbank.
Tipp: Beachten Sie bei der gesamten Arbeit an allen Notizbüchern folgenden Fingerzeig. Es gibt Informationen, die sich absehbar ändern können, z.B. Durchwahlen, Verantwortlichkeiten, Mailadressen. Es kann bei der Pflege viel Zeit sparen, wenn Sie einfach auf Bestandsinformationen verlinken – statt Detailinfos wieder und wieder niederzuschreiben.
Beispiel: Wenn Sie im Abschnitt Marketing den Notizbuch-Verantwortlichen nennen, schreiben Sie hier nicht nochmal seine Telefonnummer oder ähnliches auf. Verlinken Sie stattdessen auf den Notizbuchinhalt, wo Sie Mitarbeiter mit Detailinformationen aufgelistet haben. Sollte es zu Änderungen kommen, führen Sie diese nur an einer einzigen Stelle durch.
Seiten
Das ist die kleinste Strukturebene in OneNote. Sie beinhaltet den eigentlichen Content wie Text und Bilder.
4) Content generieren!
Sie haben mit Ihrem Team die Struktur geplant, erstellt und die Notizbücher mit allen Microsoft-Accounts geteilt? Dann kann es losgehen. Lassen Sie Ihr Team ein paar Tage Content generieren. Jetzt kommt Leben in die Sache!
Nach einer Woche setzen sich alle zusammen und besprechen, wie hilfreich die Inhalte bisher sind. Auch Form und Ausdruck können jetzt nachgeschärft werden.
5) Pflege und Backup
Da sich Wissen verändert, muss sich zwangsläufig auch die Wissensdatenbank verändern. Sie lebt von Beteiligung und tatsächlicher Nutzung. Wir empfehlen einen halbjährlichen Check auf Aktualität. Außerdem sollte regelmäßig ein Backup angelegt werden. Dafür nutzen Sie in der OneNote-Desktopapplikation im Microsoft Office-Paket die Exportfunktion unter Datei>Exportieren.
Fazit
Unterm Strich kann ein aktuelles, gut geführtes OneNote-Wiki einiges an Zeit sparen und ist eine gute Investition in die Zukunft. Und das Erstellen ist gar nicht schwer, sofern man sich die Struktur vorab gut überlegt. Mit der passenden Vorlage können Sie außerdem wichtige Elemente Ihrer Wissensdatenbank mit wenigen Klicks zusammenstellen.